UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
IDEAL-UPM SABAH, KOTA KINABALU

PENGURUSAN BIROKRASI DAN IMPLIKASINYA KEPADA KOMUNIKASI
SATU KAJIAN KES TINDAKAN TATATERTIB
DI JABATAN KERJA RAYA SABAH

sebelum balik depan
Pensyarah: ISHAK ABDUL HAMID
Penulis: HAJIMIN MASLIN B.COMM 4 J05474,

Rakan Kumpulan: Yusof, Zulkpli, Madin dan Blasius

PENGENALAN

Menurut James A.F Stoner & Charles Wankel (Edisi Ketiga,1989) Max Weber, Frederick Taylor dan Henri Fayol yang merupakan pelopor pengurusan klasik dan saintifik terhadap reka bentuk organisasi. Mereka berpendapat bahawa sesebuah organisasi yang paling cekap dan efektif adalah sebuah organisasi yang mempunyai suatu struktur hierarki yang berasaskan autoriti yang formal dan sah. Menurutnya lagi, Weber menyatakan bahawa organisasi yang mempunyai struktur sedemikian adalah sebagai birokrasi. Ini menunjukkan setiap set kaedah tindakan seperti kawalan, disiplin berkerja, pengkhususan dan penyeliaan kerja, pemilihan staf dan pengaliran serta penerimaan maklumat organisasi juga adalah birokrasi. Namun kecekapan dan keberkesanan sesebuah organisasi yang birokrat hendaklah melihat kepada dua perspektif iaitu pertama melihat perspektif positif yang mana struktur atau pengurusan birokrasi jika dikomunikasi dengan berkesan akan banyak memberi manfaat sementara dari perspektif negatif pula jelas menunjukkan bahawa struktur birokrasi akan menjadi kelemahan apabila pematuhan kaedah dan peraturan yang berlebihan seperti mengenepikan nilai-nilai kemanusiaan kerana hanya mementingkan produktiviti organisasi semata-mata seperti yang dinyatakan dalam teori grid pengurusan Blake dan Mouton.

Bagaimanakah pula sesuatu tindakan dapat dikomunikasi dan diurus dalam pengurusan yang terlalu birokratik? Adakah hasil tindakbalas positif atau negatif seperti yang diramal? Apakah saluran-saluran dan halangan-halangan komunikasi berkesan dalam pengurusan birokrasi khususnya bagi struktur dan saiz organisasi yang terlalu besar ? Apakah hasil tindakbalas, pemahaman dan penafsiran suatu mesej yang dikomunikasikan? dan sebagainya. Jika Henri Fayol dalam teori “Gangplank” yang membolehkan halangan komunikasi dalam teori Hierarki boleh disingkatkan tetapi mengikut Pendekatan Teori Kemungkinancontigency theory” yang menyatakan bahawa tiada hanya satu cara yang terbaik untuk melakukan sesuatu tindakan. Ini sebenarnya menguji pendapat teori mereka sama ada menjadi realiti atau tidak. Apatah lagi pada era kemajuan ini, cekap atau efektifnya pengurusan organisasi yang mempunyai struktur dan autoriti formal, kita akan melihat kebenaran ini dalam kajian kami seterusnya melalui aplikasi pengurusan disiplin anggota sesebuah organisasi iaitu bagaimana berkesannya para pengurus untuk mengurus setiap mesej dengan penggunaan autoriti formal atau kuasa yang diberi dapat menyelesaikan suatu kes disiplin daripada kalangan ahli organisasi yang bermasalah.

Untuk mencungkil pembuktian ahli sosiologi terkenal Max Weber dan ahli-ahli penulis pengurusan seperti Taylor dan Fayol tentang pendapat mereka di atas, kumpulan kami akan menjalankan satu kajian yang dikaitkan tentang disiplin kakitangan di Jabatan Kerja Raya Negeri Sabah. Dapatkah suatu kes diurus lebih cepat, cekap dan efektif atau sebaliknya sejajar dengan pengurusan birokrasinya yang mementingkan struktur, kuasa dan peraturan semata-mata?.

PERNYATAAN MASALAH (HIPOTESIS)

Sebagai sebuah jabatan yang penting dan besar dari segi saiz, bilangan anggotanya dan taraf profesionalismenya. Sudah tentu pengurusan akan berhadapan dengan kerenah pentadbiran khususnya sikap dan nilai sumber manusia yang bersifat positif atau negatif . Namun dalam kajian ini kami akan menumpukan sikap dan nilai pekerja dari perspektif negatif iaitu suatu sifat yang tidak selaras dengan peraturan am dan kehendak organisasi. Akibat nilai-nilai negatif ini akan menjejas disiplin baik dan kualiti pekerja serta mendorong pengurusan melakukan pemantauan dan mengambil tindakan disiplin terhadap pekerjanya. Walau bagaimanapun, bagi memudahkan kefahaman kajian ini, kami telah menggunakan istilah laporan tata kelakuan (disiplin/tatatertib) sebagai mesej utama yang perlu dienkod dan didekod serta menginterpretasi dokumen-dokumen bertulis yang telah dijadikan sebagai alat saluran untuk mengkomunikasikan mesej yang telah diolah dan dijana kepada pihak tertentu untuk tindakan. Manakala gangguan komunikasi ialah faktor penyumbang menghalang bagi penyegeraan suatu tindakan seperti tempoh penyiasatan dan tempoh menjawab dokumen-dokumen pertanyaan. Kajian ini adalah berbentuk kualitatif dan bukan kuantitif di mana kumpulan kami tidak mengutamakan statistik mengikut kes tetapi kami cuba menyampaikan bagaimana kes-kes dikendali, diurus dan dikomunikasi dengan baik, cekap dan efektif berpandukan kepada pendekatan pengurusan, kaedah, kuasa dan peraturan yang sedia ada?. Sehubungan dengan itu, kumpulan kami telah menyedia satu set masalah yang mungkin dihadapi oleh JKRS iaitu “JKR mempunyai tindakan tatatertib yang tertunggak implikasi daripada prosedur dan peraturan yang perlu dilalui sesuai dengan sifat JKR sebuah organisasi yang birokratik khususnya berkaitan dengan disiplin.” Benar atau tidaknya andaian ini, akan terjawab dalam kesimpulan kami di perenggan akhir nanti.

OBJEKTIF KAJIAN:

Objektif utama kajian ini ialah ingin mengetahui perkara- perkara seperti disebut di bawah ini:

1. Peranan dan tanggungjawab Unit Disiplin dan Rekod Perkhidmatan khasnya dan Cawangan Pentadbiran umumnya ;

2. Proses dan bagaimana tindakan disiplin atau tatatertib dikomunikasi atau diurus;

3. Mengapa terdapatnya staf yang perlu diberi tindakan disiplin atau tatatertib dan apakah alat saluran komunikasi digunakan untuk menyampaikan kepada pihak tertentu untuk tindakan sewajarnya?;

4. Apakah impik pengamalan peraturan dan prosedur terhadap pengurusan komunikasi dan pengurusan disiplin atau tatatertib.

DEFINISI KAJIAN

Dari perspektif kajian ini, definisi tindakan disiplin atau tatatertib ialah suatu tindakan yang diambil terhadap kakitangan atau pegawai Jabatan Kerja Raya Negeri Sabah yang telah melakukan suatu perbuatan dan berkelakuan yang boleh disifatkan sebagai perbuatan dan kelakuan yang menjadi suatu kesalahan dari aspek norma pekerjaan, peraturan dan pentadbiran serta undang-undang negara. Contoh ponteng kerja boleh disifatkan telah melanggar perintah pentadbiran di bawah Perintah Am Negeri Sabah (PANS) Bahagian D, Para 4(g) yang boleh diambil tindakan di bawah Para 36, Bahagian D PANS sementara melakukan jenayah rasuah merupakan satu kesalahan di bawah seksyen 11(a) Akta Pencegahan Rasuah 1997 yang boleh dihukum di bawah seksyen 16 Akta Pencegahan Rasuah, 1997.

KAEDAH KAJIAN

Kumpulan kami menperolehi data dan maklumat melalui hasil wawancara pegawai tatatertib dan menilai dokumen-dokumen penting yang berkaitan. Hasil analisisi daripada maklumat ini nanti akan dikomunikasikan kepada pihak tertentu untuk tindakan. Dokumen-dokumen tersebut seperti surat amaran, memorandum, surat pertuduhan, surat pembelaan diri, surat jawapan serta surat-surat ulasan. Amat penting dinyatakan di sini bahawa kajian ini adalah melibatkan dokumen rasmi kerajaan dan diklasifikasi sebagai sulit dan rahsia. Maka kami tidak dibenarkan untuk menzahirkan nama pegawai tatatertib dan juga nama tertuduh dalam kes. Walau bagaimanapun sebagai sokongan kepada hujah-hujah dalam kajian ini, kumpulan kami telah menzahirkan agensi-agensi yang terlibat dan mengambil beberapa contoh kes yang relevan sebagai fakta dan kekuatan kajian ini.

JABATAN KERJA RAYA SABAH (JKR) DAN PERANAN CAWANGAN PENTADBIRAN

JKR terletak di Banguan JKR Sembualan, Kota kinabalu merupakan organisasi kerajaan negeri yang besar dan penting dari segi membangunkan prasarana awam. JKR mempunyai 4,474 orang kakitangan. Dari aspek pengurusan pentadbiran , komunikasi dan logistiknya di peringkat Bahagian dan Daerah, JKR mempunyai beberapa cawangan pejabat seperti di Kudat, Pitas, Kota Marudu, Kota Belud, Tuaran, Penampang, Ranau, Telupid, Beluran, Kinabatangan, Sandakan, Lahad Datu, Kunak, Semporna, Tawau, Tambunan, Keningau, Nabawan, Tenom, Sipitang, Beaufort, Kuala Penyu, Papar dan Kota Kinabalu. Pentadbiran ini diketuai oleh seorang Jurutera Daerah (DE) dalam kumpulan pengurusan dan profesional Gred J2.

Cawangan pentadbiran mempunyai empat unit utama yang bertanggungjawab kepada setiap eleman pengurusan yang dipertanggungjawab, iaitu Unit Pembangunan Organisasi (DO), Unit Disiplin dan Rekod Perkhidmatan (DR), Unit Perkhidmatan (S) serta Unit Pencen, Saraan dan Penilaian Prestasi (PP), sila lihat struktur organisasi Lampiran A. Unit-unit ini diketuai oleh seorang pegawai tadbir daripada kalangan pengurusan dan profesional dan bertanggungjawab terus kepada Penolong Pengarah Cawangan Pentadbiran. Peranan dan tanggungjawab utama Unit-Unit ini ialah:

1. Unit Pembangunan Organisasi (DO):

- Mengkaji struktur organisasi untuk mengenalpasti keperluan tenaga kerja.

- Merangka dan mengemaskini struktur organisasi semua unit dan cawangan.

- Mengawal dan mengemaskini senarai perjawatan.

- Mengawal dan mengemaskan maklumat kakitangan melalui SMAPAN.

- Pemilihan dan penyimpanan rekod awam.

2. Unit Tatatertib dan Rekod Perkhidmatan (D&R):

- Mengurus disiplin dan urusan tatatertib.

- Mengawal rekod Perkhidmatan kakitangan.

- Mengemaskini Buku Perkhidmatan kakitangan.

- Mengurus pertukaran dan penempatan kakitangan.

3. Unit Perkhidmatan (S):

- Mengurus pengesahan jawatan dan pemberian taraf berpencen

- Mengurus pelantikan, pemangkuan jawatan, tanggungan kerja dan perletakan jawatan.

- Pelaksanaan penyelarasan skim perkhidmatan.

- Mengurus perlanjutan tempoh perkhidmatan.

- Mengurus pengiklanan jawatan.

4. Unit Saraan, Pencen dan Penilaian Prestasi:

- Mengurus penilaian prestasi dan keputusan panel PPS.

- Mengurus pencen bagi kakitangan yang menjangkau tempoh persaraan.

- Memproses insuran perlindungan kemalangan dan bantuan mengurus jenazah.

- Mengurus pendahuluan gaji dan tuntutan elaun.

- Mengurus perkhidmatan pemeriksaan kesihatan kakitangan.

- Mengurus permohonan pemberian tambang percuma kakitangan.

- Mengurus permohonan peperiksaan kakitangan perkhidmatan awam.

Untuk menangani permasalahan disiplin sesuai dengan pokok kajian, JKR telah memberi tanggungjawab sepenuhnya kepada Cawangan Pentadbiran JKR di bawah Unit Disiplin dan Rekod Perkhidmatan (DR). Unit ini juga bertindak sebagai Urusetia Lembaga Disiplin Jabatan (ULDJ). Unit ini diketuai oleh seorang Penolong Pengarah Gred N2 serta dibantu oleh empat orang pegawai yang bersiswazah, kumpulan sokongan dan operasi perkeranian seramai lima orang lulusan Sijil Pelajaran Malaysia dan seorang Pekerja Rendah Awam lulusan Sijil Pelajaran Malaysia.

PROSES-PROSES TINDAKAN TATATERTIB

Sesebuah organisasi formal mengikut teori birokrasi Weber mengandungi enam aspek penting iaitu hiraki, pengkhususan kerja, pemusatan kawalan/kuasa dan penentuan keputusan, mempunyai sistem yang tertutup, mementingkan peraturan dan fungsi autoriti. Sesuai dengan aspek peraturan dan fungsi autoriti mengikut teori ini, kami mendapati bahawa setiap langkah untuk mengambil sesuatu tindakan tatatertib (disiplin) di jabatan ini adalah berlandaskan autoriti formal, panduan dan peraturan yang termaktub di dalam Perintah Am Negeri Sabah (PANS).

Sebagai mata dan telinga pengurusan disiplin jabatan, ketua bahagian sama ada di ibu pejabat atau di peringkat daerah (biasanya Jurutera daerah/DE) telah diberi kuasa dan autoriti untuk memantau dan melaporkan atau mengkomunikasikan setiap tata kelakuan pegawai atau kakitangan mereka kepada ULDJ. Setiap laporan yang diterima akan dikaji sebelum tindakan selanjutnya dapat dilaksanakan. Aspek penting yang dilihat ialah adakah laporan itu berasas dan dibuat serta dikomunikasikan mengikut tatacara yang telah ditetapkan atau sebaliknya? Adakah laporan itu mempunyai isu yang boleh diambil tindakan? Jika dua perkara di atas tidak dipatuhi, laporan tidak dapat di teruskan selaras dengan prosedur yang dibenarkan.

Mengikut hasil analisis, kami mendapati beberapa langkah asas komunikasi dan prosedur mengikut tertib perlu dipatuhi bagi memulakan sesuatu tindakan tatatertib di jabatan ini. Langkah-langkah tersebut ialah:

1. Menerima Laporan Tata Kelakuan:

ULDJ akan menerima laporan atau mesej dikomunikasikan daripada ketua bahagian. Setiap laporan ialah merupakan satu kes tatatertib yang diterima dan akan didaftarkan oleh pembantu tadbir sulit ke dalam buku rekod, didoket dalam fail sulit peribadi seseorang yang diambil tindakan. Selepas itu, fail tersebut akan dihantar terus kepada pegawai pentadbir disiplin untuk dikaji dan diberi tindakan yang sewajarnya mengikut peruntukan peraturan yang termaktub dalam PANS Bahagian D.

2. Penyemakan Laporan Tata Kelakuan:

Setiap laporan akan disemak dengan teliti dan terperinci bagi memastikan laporan dibuat mengikut tatacara arahan jabatan Bil. JKR.PGH:100-4/2/(1998) bertarikh 28 Julai 1998 ATAU Bil.98/7(1) bertarikh 15 Mac 1999 seperti dalam LAMPIRAN C. Jika arahan ini dipatuhi maka laporan tersebut akan dibawa kepada Mesyuarat Lembaga Disiplin Jabatan (MLDJ) untuk tindakan selanjutnya.

3. Kegagalan Konformiti Tatacara Dalam Laporan:

Setiap laporan yang didapati tiada konformiti kepada tatacara dan peraturan yang telah ditetapkan, maka pihak ULDJ akan mengeluarkan satu arahan melalui surat atau memorandum seperti LAMPIRAN F kepada pelapor atau ketua bahagian supaya laporan dibuat semula mengikut arahan jabatan yang telah dikeluarkan melalui surat pekeliling Bil.JKR.PGH.100-4/2/(1999)/4 bertarikh 15 Mac 1999. Setelah arahan memorandum ini dikeluarkan dan masih gagal dilaksanakan, laporan tidak akan dibawa kepada MLDJ. MLDJ bermesyuarat sebulan sekali.

4. Penyediaan Surat Pertuduhan:

Tertakluk kepada arahan LDJ, surat pertuduhan terhadap tertuduh akan disediakan oleh pihak ULDJ. Perkara-perkara penting dalam surat pertuduhan ialah:

i. Latarbelakang tertuduh.

ii. Keterangan kesalahan atau pertuduhan.

iii. Masa dan tarikh kejadian.

iv. Tempat Kejadian.

v. Peraturan-peraturan yang telah dilanggar.

vi. Hukuman yang patut diterima, dan;

vii. Peluang Membela Diri.

Surat pertuduhan hendaklah disampaikan dengan selamat dan segera kepada tertuduh dalam dua cara atau keadaan iaitu melalui ketua bahagian dan melalui pos berdaftar:

i. Melalui Ketua Bahagian:

Surat pertuduhan hendaklah disampaikan melalui ketua bahagian (majikan) tertuduh dengan tangan. Majikan berkewajipan menyampaikan surat pertuduhan kepada tertuduh sama ada di pejabat, di rumah atau di alamat terakhir tertuduh. Bukti penerimaan surat pertuduhan hendaklah diperakui dengan keratan perakuan penerimaan surat pertuduhan yang ditandatangani tertuduh seperti dalam LAMPIRAN M.

ii. Melalui Pos Berdaftar:

Tertuduh yang tidak dihubungi atau dijumpai melainkan mengetahui alamatnya yang terakhir, surat pertuduhan dikirim melalui pos berdaftar dan dianggap telah sampai atau diberitahu dengan sewajarnya kepada tertuduh selaras dengan PANS Bahagian D Para 46 (2). Akuan pengiriman melalui pos hendaklah bercop dan dikemukakan kepada ULDJ seperti LAMPIRAN N.

5. Surat Pembelaan Diri:

Tertuduh hendaklah mengemukakan surat pembelaan dalam tempoh 14 hari dari tarikh ianya menerima surat pertuduhan selaras PANS, Para 25(1) Bahagian D. Peluang membela diri adalah selaras dengan PANS. Jika surat pertuduhan tidak dijawab dalam tempoh 14 hari, pihak ULDJ akan mengeluarkan surat peringatan kepada ketua bahagian atau tertuduh. Surat pembelaan diri hendaklah dikemukakan kepada pihak ULDJ melalui ketua bahagian tertuduh.

6. Ulasan Pembelaan Diri:

Ketua bahagian atau majikan tertuduh adalah berkewajipan memberi ulasan surat pembelaan tertuduh. Ulasan haruslah mengikut perenggan dan hujah-hujah surat pembelaan diri. Ketua tidak boleh memberi ulasan berdasarkan situasi semasa tetapi hendaklah memberi ulasan berdasarkan surat pembelaan diri yang dibuat oleh tertuduh yang ada hubung kait dengan kesalahan yang telah dilakukan oleh tertuduh. Selain ulasan, ketua bahagian juga perlu membuat syor-syor, apakah jenis tindakan yang wajar dikenakan kepada tertuduh atau memberi satu rekomandasi tindakan yang wajar selaras dengan PANS.

7. Surat Peringatan:

Setiap pertuduhan berkehendakkan jawapan dan ulasan daripada ketua bahagian bagi tempoh 30 hari. Sekiranya sebarang ulasan atau jawapan tidak diterima dalam masa 30 hari, pihak ULDJ berkuasa mengeluarkan memorandum peringatan kepada ketua bahagian. Setiap peringatan hendaklah dijawab oleh ketua bahagian sama ada telah memperolehi atau tidak mendapat maklumat yang dikehendaki. Surat peringatan akan dikeluarkan sebanyak tiga kali sahaja dan hanya bulan keempat pada kalendar kes laporan akan diputuskan sama ada akan dibawa ke MLDJ atau sebaliknya.

8. Notis Mesyuarat Lembaga Disiplin Jabatan (MLDJ)

Pihak ULDJ akan membuat notis mesyuarat kepada ahli-ahli MLDJ seminggu sebelum mesyuarat diadakan mengikut kalendar jabatan yang telah ditetapkan, iaitu pihak urusetia berkuasa untuk menentukan tarikh, masa dan tempat mesyuarat diadakan. Selain itu, pihak urusetia juga berhak menentukan agenda-agenda dan peraturan-peraturan mesyuarat di sampingan menyediakan laporan-laporan lengkap yang telah dilaporkan kepada ULDJ terlebih dahulu.

9. Kuasa Lembaga Disiplin jabatan (LDJ)

LDJ hanya diberi kuasa untuk membincangkan dan memberi hukuman kepada dua aspek sahaja iaitu menjatuhkan hukuman amaran keras dan memanggil panel kaunseling jabatan. Walau bagaimanapun, LDJ boleh memberi syor-syor tindakan kepada Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Negeri (SPANS) bagi hukuman-hukuman yang telah ditetapkan di seksyen 24 (1-9) Bahagian D, PANS (Pindaan 1/90).

Setiausaha LDJ akan menyediakan minit MLDJ yang kemudiannya minit mesyuarat tersebut akan diedarkan kepada semua ahli MLDJ. Setiausaha juga bertanggungjawab untuk menyediakan petikan-petikan keputusan MLDJ bagi yang tertuduh dan merekodkan keputusan itu ke dalam fail sulit yang tertuduh. Keputusan yang melibatkan seseorang individu yang terlibat juga hendaklah dicatat dalam rekod perkhidmatan berkenaan.

10. keputusan, Hukuman dan Syor LDJ

Hukuman dan keputusan LDJ hendaklah serta merta disampaikan kepada tertuduh. Syor penghukuman yang melibatkan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Negeri Sabah (SPANS) juga disampaikan dengan serta merta melalui ULDJ. Setiap hukuman, keputusan dan syor adalah disusuli dengan pemantau oleh ULDJ. Surat-surat peringatan juga akan dikeluarkan oleh ULDJ kepada pihak terbabit sekiranya hukuman, keputusan dan syor tidak dilaksanakan mengikut tempoh 30 hari. LDJ mempunyai kuasa-kuasa seperti berikut:

i. Amaran Keras Jabatan:

LDJ akan mengeluarkan SURAT AMARAN kepada tertuduh melalui ketua bahagian. Amaran ini merupakan salah satu keputusan dan penyelesaian sesebuah tindakan disiplin di peringkat jabatan sesuai dengan PANS 36 Bahagian D. Setelah surat amaran diterima oleh tertuduh sesuatu kes tersebut dianggap telah selesai.

ii. Perkhidmatan Khidmat Kaunseling:

Urusetia LDJ mengemukakan perakuan dan menyampaikan keputusan LDJ kepada Panel Kaunseling Jabatan Perkhidmatan Awam Negeri (JPANS) untuk memohon supaya sesi kaunseling dapat diberikan kepada yang tertuduh. Senarai nama tertuduh yang patut diberi kaunseling akan diberi kepada kaunselor.

iii. Syor kepada SPANS

ULDJ akan menyediakan dokumen dan mengemukakan syor kepada pihak berkuasa SPANS. Antara dokumen penting yang perlu dikemukakan kepada SPANS ialah latar belakang tertuduh, jenis kesalahan yang dilakukan, syor-syor ketua bahagian, keterangan jenis-jenis tindakan yang telah dilaksanakan di peringkat jabatan dan ketua bahagian, salinan surat pelantikan serta salinan rekod perkhidmatan yang telah disahkan benar. Setelah SPANS, menerima syor daripada LDJ, pihak SPANS akan menyediakan Surat Pertuduhan Kepada Tertuduh.

Surat pertuduhan disediakan mengikut proses-proses penyediaan seperti perkara 4 di atas. Tertuduh juga diberi masa dan peluang membuat pembelaan diri secara bertulis terhadap tuduhan selaras PANS, Para 25(1) Bahagian D

TINDAKAN TATATERTIB (DISIPLIN) TERHADAP KAKITANGAN

Melalui kajian yang telah kami jalankan, kumpulan kami telah mendapati beberapa sebab mengapa tindakan tatatertib perlu diambil terhadap kakitangan JKR. Antara sebab utama ialah:

1. Tata Kelakuan Jenayah

Melakukan suatu perbuatan jenayah yang menjadi kesalahan disisi peraturan dan undang-undang, seperti kes-kes berikut:

Kes 1:

Kejadian dan kesalahan ini dilakukan pada 2 Julai 1997 lebih kurang 3.00 petang bertempat di Perbadanan Produktiviti Negara (NPC), Tingkat 7, Blok E, Bangunan KWSP, 49 Jalan Karamunsing Kota Kinabalu.

Seorang kakitangan JKR yang dikenali sebagai pegawai A.S berjawatan sebagai Juruteknik Gred J9 telah dituduh bersubahat dengan seorang Pembantu Tadbir Perbadanan Poduktiviti Negara (NPC) yang dikenali pegawai A.H.S telah melakukan satu kesalahan di bawah seksyen 11(a) Akta Pencegahan Rasuah 1997 yang boleh dihukum di bawah seksyen 16 Akta Pencegahan Rasuah, 1997 (Undang-Undang Malaysia Akta 575) dan dibaca bersama di bawah seksyen 20(1)(c) Akta Pencegahan Rasuah 1997 (Undang-Undang Malaysia Akta 575). Pada 9 November 1999, Pengarah BPR memaklumkan keputusan mahkamah:

“ ........... bahawa pegawai tersebut telah pun dituduh dibawah seksyen 10(a)(bb) dan 11(a) Akta Pencegahan Rasuah 1997, di Mahkamah Sesyen, Sandakan pada 9 November 1999. Sebutan semula kes tersebut akan diadakan pada 22 November 1999.

Kes 2:

Kesalahan ini dilakukan oleh dua orang kakitangan JKR yang dikenali sebagai pegawai A.A dan pegawai J.S pada 27 April 1998 jam lebih kurang 07.00 malam dan pada 30 April 1998 jam lebih kurang 04.00 petang di JKR Papar . Tuduhan berbunyi seperti berikut:

“ Tuduhan Pertama:

Bahawa kamu pada 27hb.April 1998 jam lebih lebih kurang 07.00 malam di dalam kompaun JKR Papar di dalam daerah Papar di negeri Sabah yang bekerja sebagai kakitangan JKR tersebut telah didapati mencuri dua buah tayar dan rim ke atas sebuah kereta No.SG9824 jenis Isuzu Pickup yang terletak di dalam kompaun JKR kepunyaan Jabatan Kerja Raya Papar, maka oleh itu kamu telah melakukan kesalahan dan boleh dituduh di bawah seksyen 381 Kanun Keseksaan dan dibaca bersama seksyen 34

undang-undang yang sama.”

“ Tuduhan Kedua:

Bahawa kamu pada 30hb.April 1998 jam lebih lebih kurang 04.00 petang di dalam kompaun JKR Papar di dalam daerah Papar di negeri Sabah yang bekerja sebagai kakitangan JKR tersebut telah didapati mencuri dua buah tayar dan rim ke atas sebuah kereta No.SG5159 jenis Isuzu lori yang terletak di dalam kompaun JKR kepunyaan Jabatan Kerja Raya Papar, maka oleh itu kamu telah melakukan kesalahan dan boleh dituduh di bawah seksyen 381 Kanun Keseksaan dan dibaca bersama seksyen 34 undang-undang yang sama.”

Mahkamah Rendah Jabatan Kehakiman daerah Papar melalui suratnya bertarikh 23 Oktober 1999 memaklumkan keputusan perbicaraan yang berbunyi:

kedua-dua tertuduh dibebaskan dengan jaminan RM2,000 (RM500 tunai) dengan satu (1) orang penjamin tempatan untuk tempoh tiga (3) tahun di bawah seksyen 294 Kanun Acara Jenayah. Kedua-dua tertuduh boleh dipanggil semula ke Mahkamah bila-bila masa untuk menerima hukuman jika langgar syarat jaminan. Setiap tertuduh juga diarahkan membayar gantirugi RM100 kepada JKR bagi tayar yang hilang jika engkar satu (1) minggu penjara.

2. Tata Kelakuan Ponteng Kerja

Kakitangan yang melakukan satu kesalahan di bawah Perintah Am Negeri Sabah (PANS) Bahagain D, Para 4.

Kes 3:

Seorang kakitangan JKR Daerah Kudat telah dituduh Tidak Hadir Bertugas Tanpa Cuti atau Kebenaran:

Atas kesalahan pegawai A.B , beliau telah diberi surat pertuduhan jabatan bertarikh 1 April 1999, beliau telah menjawab pertuduhan 12 April 1999 dengan memberi beberapa alasan seperti berikut:

beliau mengatakan disebabkan ianya berpunca daripada penyakit yang yang dideritai, badannya sentiasa letih dan lesu, tiada nafsu makan, seluruh badan ditumbuhi penyakit kulit “cacar/campak” menyebabkan pegawai A.B tidak berupaya untuk menjalankan tugas dan tanggungjawabnya sebagai kakitangan awam. Selain iaitu beliau mempunyai penyakit ganjil itu menyebabkan beliau tertekan dan sehinggakan hampir-hampir hilang pertimbangan akal, mujurlah isteri dan anak-anaknya telah mendapatkan khidmat perubatan tradisional “Dukun Kampung” untuk merawat penyakitnya hingga pulih namun kesan penyakitnya masih kelihatan tompok-tompok hitam dan badannya susut. Namun, beliau kesal kerana isteri dan anak-anaknya tidak membawanya ke hospital kerajaan dan tidak menghubungi majikannya bagi memberitahu keadaan sebenarnya disebabkan isteri dan anak-anaknya tidak mengetahui tatacara undang-undang kerajaan. Walau bagaimananpun beliau memohon agar dikecualikan daripada tindakan tatatertib dan beliau berjanji menumpuhkan perhatiannya kepada pekerjaan. Kejadian kali ini adalah diluardugaan dan memang takdir Tuhan.

Kes 4:

Seorang pegawai ARM JKR Daerah Semporna telah dituduh Tidak Hadir Bertugas Tanpa Cuti atau Kebenaran

Kakitangan ini telah melakukan kesalahan di bawah Perintah Am Negeri Sabah Bahagain D, Para 4(i) dan (g) memyebabkan beliau diberi surat pertuduhan jabatan pada 1 April 1999 dan hanya diterima pada 15 Mei 1999 melalui ketua bahagian. ARM hanya menjawab surat pertuduhan pada 18 Mei 1999. Antara kandungan surat pembelaan diri yang berbunyi:

02. Untuk makluman tuan, pada tahun lepas saya menghadapi banyak masalah yang melibatkan kewangan dan keluarga saya. Anak lelaki saya telah melanjutkan pelajarannya ke UTM Johor dan kebetulan anak perempuan saya pula mengidap penyakit jantung. Ini telah banyak menjejaskan tumpuan saya kepada tugas-tugas Jabatan dan kesihatan saya sendiri. Selepas anak perampuan saya menjalani pembedahan, kesihatannya tidak pulih sepenuhnya kaedaan ini memaksa saya berulang alik ke hospital, klinik swasta dan kadang-kadang saya bawa berjumpa dengan bomoh. Pada waktu yang sama anak lelaki saya di UTM juga sering menghadapi masalah kewangan, permasalahan ini telah banyak mendatangkan tekanan dalam diri saya sehingga saya kadang-kadang terpaksa meninggalkan tugas dan terlupa mengambil cuti atau mendapatkan kebenaran daripada majikan saya.”

“03. Untuk lebih lanjut lagi, dalam keadaan tersebut saya tidak tidak diberikan sebarang tugas dalam bahagian bangunan bahkan anak kunci pejabat juga saya tidak diberi sejak berpindah ke bangunan baru sekarang. Sehinggakan sekarang pun saya masih tidak diberi tugas oleh ketua bahagian saya dan setiap kali saya datang ke pejabat saya terpaksa menunggu orang bawahan saya sendiri yang memegang anak kunci. Untuk makluman tuan saya berjawatan pengawas dan adalah orang kedua selepas ketua bahagian. Kerja-kerja mengawasi perlaksanaan projek dan kontrak juga diberikan oleh ketua bahagian kepada kakitangan yang berjawatan pekerja rendah awam seperti Encik AUHA. dan Encik B.P.... perkara ini telah saya bawa kepengetahuan jurutera daerah tetapi perkara ini masih berterusan sehingga sekarang, saya seperti dianaktirikan dan dipulaukan daripada tugas-tugas saya oleh ketua bahagian bangunan.”

“04. Tuan yang dihormati sebelum kejadian-kejadian ini pada masa-masa yang lepas saya tidak pernah meninggalkan tugas tanpa kebenaran atau tidak hadir bertugas tanpa cuti. Saya sangat menghargai tanggungjawab saya dalam jabatan ini dan mengakui akan pentingnya rasa tanggungjawab terhadap tugas-tugas yang telah diamanahkan kepada saya.”

“0.5 Dalam hal ini, saya merayu kepada tuan agar dapat memberi peluang dan saya memohon maaf diatas kelalaian saya. Sayu merayu kepada tuan agar saya tidak dikenakan sebarang tindakan tatatertib. Saya memohon simpati dan ehsan tuan untuk masa depan keluarga saya.”

IMPLIKASI PELAKSANAAN PERATURAN TERHADAP KOMUNIKASI DAN TATATERTIB.

Sehingga 30 Disember 1999, kumpulan kami mendapati sebanyak 102 kes tatatertib sedang dalam proses tindakan, iaitu 99 kes ponteng kerja, 1 kes kebangkrapan dan 2 jenayah rasuah dan curi. Beberapa implikasi terhadap komunikasi pengurusan tatatertib disebabkan oleh faktor-faktor berikut:

1. Konformiti Prosedur dan Arahan Jabatan:

Banyak kes yang dilaporkan tidak mengikut tatacara arahan atau prosedur yang ditetapkan oleh Jabatan. Tatacara dan prosedur untuk membuat laporan seperti kehendak surat pekeliling Bil.JKR.PGH.100-4/2/(1999)/4 bertarikh 15 Mac 1999. Kegagalan mematuhi prosedur dan arahan ini menyebabkan kes yang dilapor tidak akan dibawa ke MLDJ malah pihak ULDJ akan mengeluar surat arahan untuk meminta pelapor mematuhi terlebih dahulu arahan sebelum kes mereka boleh diambil tindakan seperti kehendak prosedur dalam LAMPIRAN C

2. Had Kuasa Lembaga Disiplin Jabatan

Dari segi kuasa, LDJ hanya boleh memberi amaran, surat-surat peringatan, memohon khidmat kaunselor dan membuat sesuatu syor tindakan. LDJ tidak boleh menjatuh suatu hukum seperti termaktub dalam PANS, Para 36 Bahagian D melainkan amaran. Hukuman lebih berat hendaklah disyor dan dikemukakan kepada Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Negeri Sabah seperti syor LDJ dalam LAMPIRAN D. Keputusan berat seperti pemecatan akan dibuat oleh SPANS seperti dalam LAMPIRAN 0.

3. Fakta Dakwaan dan Pembuktian

Faktor-faktor ini terdiri daripada dua faktor utama iaitu:

3.1 Faktor Dakwaan dan Bahan Bukti

Sesuatu laporan yang dibuat tetapi tidak mengkomunikasikan hujah-hujah sokongan seperti pertuduhan dan bukti yang yang jelas boleh menghalang sesuatu tindakan hukuman untuk diteruskan. Senario seperti ini dapat dilihat dengan jelas dalam kes 1 di atas. Bahawa pegawai yang disyaki dan tertuduh telah disyorkan "Tahan Kerja" seperti syor yang dinyatakan dalam LAMPIRAN L tetapi malangnya bila syor ini sampai kepada SPANS, syor tersebut tidak dapat dilaksanakan kerana pertuduhan belum lagi dikemukakan kepadanya malah pihak yang membuat syor masih gagal membuat pendakwaan di mahkamah seperti dinyatakan dalam LAMPIRAN E. Hal ini memperlihatkan bahawa walaupun dengan jelas di bawah seksyen 44 (1) (a) Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993 memberi keizinan menahan pegawai daripada menjalankan kerja tetapi pada masa yang sama pihak SPANS harus akur dan mempertimbangkan hak-hak pegawai tertuduh untuk didengar seperti mengemukakan pembelaan diri mengikut prosedur dan amalan SPANS selama ini. Namun satu eleman yang menjadikan halangan untuk mengeluarkan surat pertuduhan kepada tertuduh oleh SPANS ialah ketiadaan pertuduhan yang jelas. Ini mewajarkan SPANS meminta surat pertuduhan sebelum tindakan lanjut dilaksanakan seperti dinyatakan dalam LAMPIRAN E.

Sehingga 30 Disember 1999, syor dan tindakan tatatertib ke atas tertuduh belum lagi dijatuhkan oleh kerana pihak SPANS masih belum menerima surat pertuduhan atau bukti kesalahan yang jelas daripada pihak BPR, Kota Kinabalu.

3.2. Faktor Penyiasatan Hujah Pembelaan Diri

Usaha penyiasatan terhadap hujah-hujah pembelaan diri boleh menghalang penyegeraan sesuatu kes kerana penyiasatan biasanya mengambil masa panjang antara sebulan dan sehingga melebihi setahun. Contoh kes 3 di atas mengambil masa 7 bulan dan kes ke-4 mengambil masa kira-kira 5 bulan, barulah ketua bahagian dapat mengemukakan atau mengkomunikasikan surat pembelaan berserta ulasannya kepada ULDJ untuk tindakan selanjutnya. Sehingga 30 Disember 1999 kedua-dua kes 3 dan ke 4 belum lagi selesai oleh kerana pihak ULDJ masih menunggu ulasan semula dari kedua-dua ketua bahagian ini.

4. Perhubungan dan Komunikasi:

Faktor perhubungan dan komunikasi juga telah menyumbangkan halangan untuk penyegeraan sesuatu kes. Misalnya dalam kes-kes ponteng kerja, ULDJ menghadapi kesukaran untuk menghubungi atau mengadakan komunikasi dengan pegawai yang berkenaan kerana bukan sahaja mereka tidak lagi datang ke pejabat tetapi sukar dihubungi melalui alamat terakhir yang ada dalam rekod jabatan. Berikut adalah beberapa pegawai sukar dihubungi:

Kes 5:

Seorang pegawai yang dikenali sebagai R.J dan berjawatan Pembantu Tadbir Gred N9 di Cawangan Akaun, Ibu Pejabat JKR, Kota Kinabalu telah dilaporkan kali pertama (1) pada 10 Februari 1998 kemudian diikuti dengan surat peringatan (1) pada 16 Mei 1998 kerana gagal melapor diri atau gagal dikesan. Pada 5 Ogos 1998, pegawai tersebut telah diberi surat pertuduhan oleh LDJ, namun masih gagal mengemukakan surat pembelaan sehingga kini.

Atas kegagalan tersebut, pada 23 November 1999 kes beliau terpaksa dilaporkan kepada SPANS untuk diambil tindakan tatatertib, antara syor LDJ ialah:

“3. .... R.J didapati melakukan kesalahan di bawah perintah am 21 (4) bahagian D. 1982 (pindaan 1990) PANS, iaitu tidak hadir bertugas tanpa cuti atau kebenaran dan dengan munasabahnya dianggap sebagai telah melakukan kesalahan di bawah Perintah Am 4 (2)(g) Bahagian D, 1982 (Pindaan 1990) PANS iaitu tidak bertanggungjawab, yang membolehkan tindakan tatatertib diambil ke atasnya.

“4. ....... maka jawatankuasa LDJ ini mengesyorkan supaya Encik.....No. Kad Pengenalan, berjawatan Pembantu Tadbir, Gred N9 bertugas di cawangan Akaun, Jabatan Kerja Raya, Ibu Pejabat Kota Kinabalu diambil tindakan dengan tujuan pemecatan...... .”

Sehingga kini 30 Disember 1999, R.J masih tidak dapat dikesan dan beliau juga gagal datang membela diri.

Kes 6:

Kes ini membabitkan seorang kakitangan JKR Daerah Keningau Sabah yang dikenali sebagai sebagai Pegawai R.A. Tidak hadir bertugas tanpa cuti atau kebenaran serta tanpa dapat dikesan lagi semenjak dari bulan Julai 1998 lagi. Hal ini terbukti, apabila surat-surat peringatan, amaran dan surat pertuduhan tidak dikomunikasikan dan tidak mendapat respon yang sewajarnya. Berikut adalah hasil penyiasatan dan ulasan yang diterima daripada jurutera Keningau yang berbunyi:’

Bertarikh 22 Mei 1999, ...... pihak kami telah cuba mengesan encik R.A melalui alamat terakhir beliau, dan surat tunjuk sebab telah pun disampaikan kepada adik penama yang dapat dikesan berada di daerah Keningau. ....... penama masih tidak dapat dikesan sejak bulan Ogos tahun 1998 hingga sekarang. ......jabatan ini memperakukan agar penama diambil tindakan tatatertib peruntukan PANS 21(5) Bahagian D 1982 dan PANS 46(1).”

Bertarikh 12 Jun 1999, .... diambil tindakan tatatertib dengan pemecatan kerana penama telah menghilangkan diri dan tidak dapat dikesan hampir setahun “ seperti syor hukuman oleh ketua bahagian dalam LAMPIRAN G.

Ulasan-ulasan dan syor-syor ketua bahagian di atas telahpun diterima oleh LDJ dan SPANS tetapi sehingga kini pihak SPANS belum lagi membuat sebarang keputusan atas alasan ULDJ dan SPANS masih berusaha untuk menghubungi tertuduh selaras dengan prosedur yang telah ditetapkan.

5. Ulasan Ketua Bahagian Tidak Selari Hujah Pembelaan

Terdapat ketua bahagian tidak membuat ulasan mengikut hujah-hujah pembelaan diri telah menghalang penyegeraan suatu kes. Ini bermakna hujah pembelaan diri tidak dapat dikomunikasikan dengan sewajarnya kepada pihak ULDJ. Dengan itu ULDJ meminta semula ketua bahagian memberi ulasan selaras dengan hujah-hujah pembelaan dalam tempoh satu bulan dari tarikh memorandum dikeluarkan. Sila lihat LAMPIRAN H.

Di bawah ini adalah contoh-contoh ulasan ketua bahagian yang tidak selari dengan hujah-hujah pembelaan diri dalam kes 3 dan kes 4 di atas yang berbunyi:

Ulasan Jurutera Daerah Kudat, bertarikh 6 September 1999 Dimaklumkan bahawa pihak saya masih berusaha untuk memotivasikan penama agar lebih bertanggungjawab dan patuh kepada peraturan perkhidmatan dari masa ke semasa. Dari pengamatan saya, penama bukannya tidak mahu bekerja tetapi disebabkan ciri budaya kerja yang telah menjadi kelaziman sebilangan besar kakitangan jabatan kita yang beranggapan bahawa ketidakhadiran bekerja tidak menjadi kesalahan dari segi peraturan. Saya yakin para pekerja jabatan kita, termasuklah penama boleh dibimbing untuk menjadi pekerja yang proaktif dengan melaksanakan pendekatan yang sistematik serta strategi yang terancang. Sehubungan dengan itu, saya syorkan agar penama diberi peluang untuk mengubah sikap tetapi hendaklah diberikan AMARAN bagi memudahkan pihak saya memantau tata kelakuan penama. Sekiranya penama mengulangi kesalahan serupa, tindakan tatatertib dengan pemecatan hendaklah dilaksanakan”.

Ulasan Jurutera Daerah Semporana, bertarikh 29 Ogos 1999" Sukacita dimaklumkan bahawa penama telah menjalankan tugas hariannya dengan baik dan mengikut seperti yang diarah. Walau bagaimanapun penama sentiasa di dalam pengawasan dari masa ke semasa.

KEPUTUSAN DAN KESIMPULAN

Pengurusan tindakan tatatertib di JKR bukanlah satu kes tindakan jabatan secara bersendirian semata-mata tetapi suatu tindakan melibatkan pihak-pihak ketiga seperti pihak mahkamah, BPR dan SPANS. Ini bermakna tidak ada jalan singkat atau “gangplank” boleh digunakan untuk menyelesaikan sesuatu kes. Selain JKR mempunyai peringkat tatacara arahan dan prosedur yang harus dipatuhi, dipihak ketiga juga mempunyai tatacara yang harus mereka patuhi. Walau bagaimanapun, pematuhan dan pemakaian prosedur-prosedur ini diperingkat JKR telah memberi implikasi kepada komunikasi dan kecekapan serta keberkasanan pengurusan tatatertib jabatan. Antara kesan yang ketara dari segi pengurusan komunikasi ialah JKR telah mendokumentasikan setiap mesej dalam elemen proses tindakan sebagai pendekatan pengurusan tindakan disiplin atau tatatertib. Elemen proses utamanya ialah alat saluran komunikasi yang digunakan seperti surat peingatan, surat pertuduhan, surat-surat/memorandum pertanyaan, surat panggilan melaporkan diri, surat panggilan membela diri, memorandum ulasan, surat-surat keputusan dan sebagainya sementara impak kepada pengurusan tatatertib atau disiplin bagai setiap satu kes yang dilapor ialah mengambil masa lebih satu tahun. Kelembatan ini disebabkan oleh keakuran proses mengikut prosedur, kuasa LDJ terhad, faktor dakwaan dan bahan bukti (pertuduhan), faktor penyiasatan, halangan perhubungan dan komunikasi dan ulasan-ulasan pembelaan yang tidak selari dengan hujah-hujah pembelaan. Akhirnya, sehingga 30 Disember 1999, kumpulan kami telah membuktikan sebanyak 102 kes belum lagi selesai yang membabitkan 2 kes Jenayah, 1 kes membabitkan kebangkrapan dan 99 kes ponteng kerja.

RUJUKAN:

James A.F.Stoner & Charles Wankel (1989). Pengurusan (Edisi Ketiga). Petaling Jaya:Amiza

Publishing SDN.BHD.

Liew Sak Siong (1982). Perintah Am Negeri Sabah 1982. Sabah, Malaysia: Jabatan Cetak Kerajaan.

Surat Pekeliling:

"Arahan Jabatan No.98/7(1). Bil.JKR.PGH.100-4/2/(1999)/4 bertarikh 15 Mac 1999."