Pengenalan Kepada Komunikasi Korporat [KOM 3101]

sebelum balik depan
Pensyarah: Mohd. Rosli bin Selamat.
I November 1998/1999

Soalan Tugasan Pertama:

Bincangkan kenapa komunikasi perseorangan dan komunikasi keorganisasian mempengaruhi strategi perancangan komunikasi korporat sesebuah organisasi?

Pengenalan:

Mengikut hukum alam, makhluk yang dijadikan oleh Allah saling bergantungan antara satu sama lain walaupun pergantungan itu dilakukan dalam bentuk dan aspek yang berlainan. Antara dorongan mereka melakukan pergantungan ini ialah memenuhi suatu kekurangan kerana sememangnya Tuhan tidak menjadikan makhluknya dengan serba lengkap. Contoh manusia berinteraksi dengan penjual makanan untuk mendapat bahan makanan hasil daripada tanaman dan sebagainya. Antara cara mencapai kesempurnaan ini ialah manusia harus berkomunikasi bagi menyampai maksud dan menjalankan kewajipan. Jalinan antara manusia dengan Tuhan, manusia dengan manusia, manusia dengan tumbuhan, bumi dan sebagainya adalah bentuk-bentuk komunikasi. Peranan fungsi komunikasi ini ialah memberitahu hasrat dan isyarat kefahaman dipihak lain agar hasrat dan harapan dapat ditunaikan. Apatah lagi dalam kehidupan era kemajuan dan berorganisasi, komunikasi adalah salah satu acara penting yang dilakukan bagi mencapai sesuatu matlamat. Mengikut Henry Mintzberg 80% yang digunakan oleh para pengurus untuk berinteraksi atau berkomunikasi dalam organisasi iaitu 45% untuk subordinates, 10% untuk superior, 10% untuk pakar dan 20% untuk kerajaan (Setaraf) dan 20% untuk lain-lain. Komunikasi berasal daripada bahasa Latin "Communicare" bermaksud penyertaan atau pemberitahuan dan perkataan "communis" bermakna milik bersama atau berlaku dimana-mana. "Communis opinio" bermakna pendapat umum.

Definisi Komunikasi Perseorangan

Menurut Henry Mintzberg komunikasi ialah "suatu proses yang dilakukan melaluinya sesorang manusia mencuba berkongsi pengertian menerusi mesej-mesej simbolik".

Definisi Komunikasi Keorganisasian

Menurut buku Gerald M.Goldhaber (1990) dalam "Komunikasi Dalam Organisasi"  bahawa Komunikasi dalam keorganisasian ialah proses untuk mencipta dan bertukar-tukar mesej dalam rangkaian hubungan yang saling bergantungan antara satu sama lain untuk menyelesaikan perkara yang berlaku di persekitaran yang tidak menentu. Kedua-dua definisi diatas dirumus sebagai proses menwujudkan interaksi dua pihak bersama-sama mencipta makna untuk satu tujuan.

Menurut Fred T.Allen, pengerusi dan presiden Pitney Bowes mempercayai bahawa "semakin banyak maklumat yang diketahui oleh pekerja, maka semakin lebih baik pekerja itu. Contoh Pengerusi dan ketua pegawai eksekutif United Airlines Edwards Carlson telah membuat perjalanan lebih daripada 20 ribu batu tiap-tiap tahun untuk mengadakan pertemuan kira-kira 50 ribu pekerjanya untuk kunjungan muhibah serta melaksanakan mesyuarat formal dan berbual-bual tidak formal dan akhirnya kunjungan itu menjadi faktor utama syarikat berkenaan menghasilkan keuntungan kewangan;. Ini menggambarkan betapa mustahaknya berkomunikasi sebagai alat untuk mencapai matlamat sesebuah organisasi. Walaupun sumber dan sokongan daripada faktor lain penting seperti pengurusan yang cekap, kemudahan sumber dan peralatan, bahan mentah dan sebagainya. Oleh itu usaha berkomunikasi, bagaimana komunikasi dan pengaruh komunikasi perseorangan dan komunikasi keorganisasian terhadap perancangan strategi pengurusan yang mempunyai struktur pengurusan yang moden (korporat) menurut Raymond V.Lesikar keberkasanan komunikasi organisasi adalah berdasarkan antara fakor-faktor berikut iaitu saluran komunikasi formal, struktur organisasi, pengkhususan kerja dan hak milik maklumat sementara komunikasi perseorangan menurut Henry Mintzberg ialah menjalin perhubungan (interpersonal), menerima dan memberi maklumat dan peranan membuat keputusan.

1. Struktur Autoriti Dalam Organisasi

Pengaruh, kuasa dan autoriti adalah unsur-unsur yang lazimnya terdapat sesebuah organisasi. Kuasa adalah kebolehan untuk mengenakan pengaruh kepada orang lain dan autoriti pula ialah satu jenis kuasa sah dan formal. Kesannya pula kepada penerima ialah samada menukar tabiatnya secara jelas atau diam-diam, menjadi lebih positif atau tidak . Mengikut Prof.Bertram H. Raven dan J.R.P French terdapat lima (5) jenis kuasa sosial. Namun daripada lima, terdapat dua lagi tambahan kuasa oleh Raven dan French mengikut Hersey dan Blanchard iaitu kuasa maklumat dan kuasa perhubungan dan antara pengaruh yang lima ini, menurut Prof. Kanter ialah kuasa peribadi iaitu kuasa kepakaran dan kuasa karisma adalah kuasa datang dari diri sendiri disebabkan ilmu pengetahuan dan kemahirannya. Autoriti ialah kuasa yang berasaskan pengiktrafan hak untuk mengenakan pengaruh. Jenis kuasa ini sangat memberi pengaruh kepada keberkasanan komunikasi. Perbedaan kuasa dan status adalah faktor menentukan kedudukan individu dalam hieriki organisasi serta menentukan siapa boleh dengan siapa boleh berkomunikasi. Biasanya rangkaian komunikasi dalam organisasi berdasarkan struktur autoriti yang dibuat. Mengikut fomalnya pola komunikasidan kuasa adalah menegak (kebawah dan ke atas) tidak formal komunikasi mendatar dan pepenjuru. Kalau pengurus boleh berkomunikasi dengan semua subordinatnya dan pekerja bawah yang berada dalam struktur organisasinya tetapi sebaliknya para subordinat, pekerja bawah dan bahagian/unit tertentu tidak semua boleh berkomunikasi dengan pengurus melainkan perkara-perkara tertentu sahaja. Kalau komunikasi pengurus dengan staf bawahan umumnya bersifat arahan tetapi suburdinat atau individu dari bahagian atau unit lain tidak boleh melakukan dengan subordinat atau individu daripada bahagian atau unit yang lain dan sebagainya. Kuasa maklumat juga boleh mempengaruhi keberkesanan komunikasi. Kuasa ini adalah asas untuk mengujudkan komunikasi kepada pihak tertentu atau orang lain kerana mereka menghendaki maklumat tersebut. Satu lagi kuasa yang boleh membantu mengembangkan proses komunikasi ialah kuasa perhubungan. Tujuan kuasa ini adalah untuk membantu menjalin komunikasi semula diantara dua oraganisasi atau individu yang mengalami hubungan rapuh masa lalu ataupun memperbetulkan perbezaan takrifan maksud agar menjadi serasi seperti perbezaan bahasa dan sebagainya.

2. Perubahan Organisasi (Transformasi)

Menurut Carzo dan Yanouzas perubahan ialah "satu pola penukaran kelakuan ataupun status yang stabil kepada satu pola kelakuan dan status yang lain". Tujuan perubahan dalam organisasi ialah meningkatkan motivasi, meningkat daya pengeluaran, mengurangkan konflik dan juga mencapai matlamat yang baru. Bentuk-bentuk perubahan yang lazim berlaku dalam sesebuah organisasi ialah perubahan tentang struktur organisasi, perubahan pekerja, perubahan teknologi, perubahan budaya organisasi, proses pengurusan dan proses membuat keputusan, perubahan kepimpinan dan sebagainya. Perubahan-perubahan berlaku ini boleh dilihat dari dua sudut positif dan negatif. Sudut positif ialah para pengurus organisasi cuba meningkatkan peranan dan keberkesanan komunikasi melalui meningkatkan motivasi pekerjanya dengan memperkenalkan corak baru pengurusan, budaya, pembuatan keputusan dan gaya kepimpinan baru, menempatkan pekerja ditempat yang bersesuaian dan memberi perkhidmatan mengikut citarasa pelanggan. Kemajuan sesebuah organisasi akan mendorong untuk memperbesarkan saiz dan struktur organisasi, justru itu perubahan saluran-saluran komunikasi juga turut berubah. Organisasi dan operasinya yang berkembang seperti mengadakan cawangan-cawangan di kawasan-lain sama ada melibatkan urusan diperingkat negeri atau diperingkat antarabangsa maka pengurusan komunikasi yang berkesan semakin berkurangan, lebih konflik dan sukar dilaksanakan dan akhirnya turut mempengaruhi penyelarasan terhadap aktiviti-aktivitinya. Menurut Alfred D. Chandler, apabila saiz organisasi semakin membesar, ia akan sampai ke satu takat di mana ia dipaksa memencar dan mengadakan mekanisme-makanisme formal yang lebih beraneka untuk menyelaraskan aktiviti-aktivitnya. Perubahan teknologi dengan pemilikan alat-alat baru seperti penggunaan komputer yang dilangkapi dengan kemudahan internet dan persisian-persisian yang boleh diguna pakai untuk berkomunikasi, penyebaran dan menyelidikan data dan maklumat akan menghasilkan maklumat berkualiti dan terkini. Perubahan dan pemilihan pekerja dengan pemadanan tugas dengan kepakaran dan kemahiran tertentu akan memberi ruang berkomunikasi lebih baik, bermotivasi dan inovasi serta melahir pekerja yang lebih kreatif dan akhirnya boleh menghasil kerja yang baik seperti yang diharap oleh pengurusan sesebuah organisasi. Sudut negatif, perubahan-perubahan biasanya mendapat halangan kerana tanggapan individu atau kumpulan tentang kemorosatan komunikasi boleh berlaku atas faktor tidak ada keserasian dengan persekitaran baru, kehilangan kuasa dan status, ketiadaan kepakaran dan kemahiran dalam kerja yang baru, kehilangan rakan seakrab, kehilangan sumber dan berbagai alasan lain. Apabila ini berlaku maka berlakulah lobi-melobi, mengampu (ada undang disebelik batu) dan politik dalam organisasi. Menurut Schermerhon politik organisasi sebagai "pengurusan pengaruh untuk memperolehi hasil yang tidak dipersetujui oleh organisasi atau memperolehi persetujuan melalui cara pengaruh yang tidak jelas". Apabila berlaku unsur-unsur negatif seperti ini maka hasrat organisasi untuk mencapai matlamat yang telah dirancang akan gagal.

3. Model organisasi berdasarkan hubungan manusia

Menurut Robert J.House dan Terence R.Mitchell "Darjah kepuasan dan motivasi subordinat bergantung kepada sejauh mana kelakuan pemimpin mempengaruhi kebolehan subordinat mencapai matlamat". Ini menunjukan bahawa pengurus atau ketua dalam sesebuah organisasi perlu menunjukkan model atau teladan baik kepada pekerjanya. Misal Pengurus/pemimpin pendapat "opinion leader" yang diperkenalkan oleh Katz dan Lazarsfeld (1955), pemimpin ini bercirikan dan berfungsi antaranya sebagai model dan pencontoh kepada kumpulan lain, mempunyai pengetahuan lebih berbanding lain agar menjadi rujukan untuk mendapat nasihat dan tunjukajar, bermaklumat, ketrampilan berkomunikasi, berpendidikan tinggi dan status sosial yang baik dan sebagainya. Dengan adanya sifat-sifat sedemikian nescya kredibilitinya sebagai pengurus dan pemimpin sesebuah organisasi dihormati dan menjadi ikutan pekerjanya. Bukan saja status diterima dan dihormati tetapi sifat keterbukaannya juga menggelakkan proses komunikasi diantara pekerja, rakan sejawat, subordinat dengan para pengurus. Mempunyai barisan pengurus dan pekerja yang baik adalah asas kemajuan dan perkembangan kepada sebuah institusi sesebuah organisasi. Contoh Datuk Giberial William (1996), kini beliau sebagai Timbalan Setiusaha Kerajaan Negeri II Negeri Sabah dan Presiden IASIA, sebuah organisasi peringkat Antarabangsa ketika menjadi Pengarah Biro Pembangunan Sumber Manusia (BPSM) telah melaksanakan berbagai kempen dan aktiviti seperti ceramah bulanan untuk staf, kempen kebersihan, kempen senyum selalu yang bertujuan mewujudkan pengetahuan, ilmu dikalangan staf, menwujudkan suasana kerja yang mesra, menwujudkan motivasi dan berkomunikasi antara pengurusan dan kakitangan BPSM. Kesannya meningkatkan minat semua pekerja samada secara individu atau kumpulan ke arah mencapai visi BPSM seluruhnya.

4. Budya Organisasi atau korporat

Berbeza perspektif antara Interpretivist dan funcionalist tentang budaya organisasi tetapi menurut Vijay Sathe "Budaya merupakan satu set kesefahaman utama yang dikongsi bersama oleh sesuatu masyarakat ". Intipati kepada fahaman ini ialah kepercayaan, nilai dan norma. Kehidupan berorganisasi yang saling bergantungan haruslah dapat untuk mewujudkan kepercayaan diantara semua mesyarakat dalam organisasi, mempunyai nilai baik dan norma kehidupan yang diwarnai akhlak mulia, baik, sopan santun, rajin bekerja dan sebagainya. Biasanya bagi negara-negara tertentu khususnya Malaysia yang mempunyai masyarakat majmuk, kepelbagaian dan perbezaan budaya telah mendorong masyarakatnya mewujudkan interakasi atau komunikasi diantara pihak tertentu untuk maksud berkongsi maklumat dari segi kepakaran, kemahiran, nilai, norma dan sebagainya. Contohnya kalau masyarakat cina ramai telibat dalam perniagaan dan masyarakat Melayu dan kaum lain di bidang pertanian namun kerana negara ini mempunyai visi dan konsep mahu bekerjasama dan perkongsian maklumat dan kepimpinan negara, kini ramai bumiputra menjadi ahli korporat dan sekecil-kecilnya menjadi penjaja yang asasnya berkonsepkan perniagaan. Lihat sejenak kepada negara Jepun, German, Korea Selatan yang hancur akibat ledakan bom pada zaman perang dunia ke-2, telah menjadi negara pesat membangun dan maju kerana masyarakatnya mempunyai kesedaran tinggi, masyarakat berdisplin, rajin dan mempunyai budaya organisasi kerja yang positif. Tidak hairanlah apabila Dr. Mahathir Mohammad Perdana Menteri Malaysia memimpin negara Malaysia. Pelbagai dasar diperkenalkan oleh beliau antaranya seperti Dasar Penswastaan , Dasar Pengkorporatan Malaysia dan Dasar Pandang Ke Timur yang bertujuan membudayakan organiasasi dan rakyat Malaysia agar mengikuti cara pengurusan ala syarikat dan mengikuti nilai-nilai positif dan budaya berkerja kuat yang diamalkan di negara-negara berkenaan. Faktor-faktor inilah juga sebagai teras kejayaan beberapa perbadanan di Malaysia hari ini seperti perbadanan PETRONAS yang mengamalkan budaya organisasinya ialah profesionalisme, proaktif, amanah, setiakawan dan kesetian kepada perbadanan begitu juga dengan Syarikat Matsusita Elektrik, Tenaga Nasional Berhad (TNB), Syarikat telekom Malaysia (STM), Pos Malaysia Berhad dan sebagainya. Dalam sektor awam juga mempunyai budaya organisasinya sendiri seperti digambarkan dalam piagam pelanggan dan penerapan nilai-nilai murni seperti Amanah, berilmu, bersopan santun, jujur, ikhlas, bertanggungjawab, berkerjasama, perpaduan dan sebagainya yang dianggap penting dalam pengurusan awam ke arah matlamat memberi perkhidmatan awam yang bersih, cekap dan amanah. Ini bermakna setiap individu , kumpulan, bahagian atau unit sama di sektor perbadanan swasta atau perbadanan sektor kerajaan mempunyai peranan tertentu demi menjamin kejayaan dan pencapaian matlamat yang telah ditetapkan.

5. Konflik organisasi

Mengikut Robin Konflik ialah "satu proses di mana seseorang itu berusaha dengan sengaja untuk mengagalkan usaha seseorang yang lain dengan cara menghalang. Tujuan ialah untuk membuat seorang kecewa di dalam usahanya untuk mencapai matlamat atau meneruskan kepentingannya". Bermakna kehadiran asas konflik dalam organisasi adalah negatif dan bukan tujuan yang baik . Huse dan Bowditch menyatakan konflik yang produktif berlaku sekiranya "Apabila berlaku perbincangan dan konfrantasi terbuka mengenai tugas dan projek. Konflik dianggap sebagai suatu masalah yang perlu diselesaikan dengan menggunakan kaedah-kaedah penyelesaian masalah. Dalam kaedaan begini kaedaan kalah menang dielakkan dan buah fikiran dibincangkan secara bebas dan dikumpulkan supaya penyelasaian yang baik dapat dihasilkan berbanding dengan penyelesaian yang dicapai oleh satu kumpulan sahaja." Samada dalam mesyuarat, perbincangan atau dimana-mana situasi, konflik tidak dapat dihindar. Kehadirannya adalah peringkat asas untuk mewujudkan keaktifan untuk berinteraksi atau berkomunikasi, seterusnya menguji dan menilai kepada idea dan pendapat seseorang sebelum sesuatu keputusan dapat dibuat. Faktor-faktor yang menimbulkan konflik antaranya perbezaan keahlian, tanggapan, peribadi, maklumat, kuasa, autoriti dan sebagainya dan hal ini akan boleh mengganggu produktiviti, tanggungjawab, menghalang kewujudan yang dinamik dan menghalang keputusan diambil dan sebagainya. Kesannya akan merosakkan proses komunikasi, mencipta kebencian, menjatuhkan estim-diri, dendam dan menimbulkan syak wasangka dan fikiran jahat antara satu dengan yang lain. Adakah wujud kerjasama apabila wujud konflik? adakah kita memberi anggapan bahawa orang yang berkonflik dengan kita sebagai lawan dan musuh? kalau musuh dan lawan bolehkah kita menjalinkan persahabatan, rakan sekerja dan berkerjasama semula dalam sesebuah organisasi? Kata Dr.Mahthir Mohamad dalam ucapannya di perhimpuan khas UMNO di PWTC pada 13 Disember 1998, "Ketegangan semasa pemilihan hendaklah dilupakan dan tumpuan hendaklah diberi kepada menjayakan matlamat parti dan Ingat dalam parti tiada kawan yang kekal, tidak ada musuh yang kekal". Sebenarnya semua jawapan dan meleraikan perbelahan ini adalah berada dalam diri individu atau kumpulan itu sendiri. Sebenarnya konflik ada kebaikan yang tersirat iaitu bertindak sebagai penapis maklumat, penyatuan, penggabungan kumpulan atau individu melawan pihak lawan agar kuat dan pendapat ramai mudah dipersetujui, membantu keberkasanan memberi pandangan dan idea yang bernas dan akhirnya menjadi rangsangan untuk mencari idea-idea, pendapat dan kaedah menyelesaian masalah yang lebih efektif dan sebagainya.

Rumusan.

Komunikasi merupakan peroses dan aktiviti yang dilaksanakan berterusan dalam sesebuah organisasi korporat. Kejayaan perancangan strategi organisasi mencapai matlamat bergantung kepada bagaimana organisasi itu distruktur dan keupayaan individu atau kumpulan untuk berkomunikasi dan seterusnya menginterpretasi, melaksana, menyampai dan menggunanya sebagai nadi dan alat pengurusan kearah matlamat organisasi.

Rujukan:

Muhd Mansur Abdullah (1998) "Komunikasi Dalam Pengurusan" Kuala Lumpur: Dewan Bahasa Dan Pustaka.

Abdullah Hassan Ainon Mohd (1997) "Komunikasi Untuk Pemimpin" Kuala Lumpur: Utusan Publications & Distributors SDN.BHD.

Jaafar Muhamad, Edisi Ketiga (Oktober, 1997) "Kelakuan Organisasi" Kuala Lumpur: Leeds Publications.

James A.F.Stoner & Charles Wankel, Edisi Ketiga (1989) "Pengurusan" Petaling Jaya:Amiza Publishing SDN.BHD.

Astrid S.Susanto (1997) "Komunikasi Teori dan Praktis 2" Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.

Gerald M.Goldhaber (1990) "Komunikasi Dalam Organisasi" Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.